Privacyreglement
Stichting het Goud Waard huis
Het Goud Waard Huis
Inleiding
Stichting het Goud Waard huis (hierna: “de Stichting”) hecht grote waarde aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van iedereen die bij haar betrokken is. De Stichting verwerkt persoonsgegevens van kinderen/jongeren, hun ouders of verzorgers, vrijwilligers en medewerkers op een zorgvuldige en vertrouwelijke wijze.
Dit privacyreglement is opgesteld in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, Verordening (EU) 2016/679) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG). Het reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door de Stichting.
1. Begripsbepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder:
- AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679.
- Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
- Bijzondere categorieën van persoonsgegevens: gegevens over gezondheid, ras, godsdienst, seksuele gerichtheid en overige categorieën als bedoeld in art. 9 AVG.
- Verwerking: elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens, zoals verzamelen, vastleggen, opslaan, raadplegen, gebruiken, doorzenden of vernietigen.
- Verwerkingsverantwoordelijke: de Stichting, die het doel en de middelen van de verwerking bepaalt.
- Betrokkene: de natuurlijke persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben.
- Deelnemer: een kind of jongere (4–24 jaar) dan wel een ouder of partner van een patiënt, die deelneemt aan de activiteiten van de Stichting.
- Medewerker: de coördinator in loondienst van de Stichting.
- Vrijwilliger: een persoon die onbetaald werkzaamheden verricht voor de Stichting.
- Derde: een andere natuurlijke persoon of rechtspersoon dan de betrokkene, de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker.
2. Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke is:
Stichting het Goud Waard huis
Gevestigd te Huizen, Valkeveenselaan 20
Ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel: no.97300772
Voor vragen of verzoeken over dit reglement kunt u contact opnemen met het bestuur via het contactadres van de Stichting.
3. Categorieën betrokkenen en persoonsgegevens
De Stichting verwerkt persoonsgegevens van de volgende categorieën betrokkenen.
3.1 Deelnemers (kinderen, jongeren en ouders/partners)
| Categorie gegevens | Doel van verwerking |
|---|---|
| Voor- en achternaam | Correcte aanspreekvorm en identiteitsbepaling |
| Geslacht | Correcte aanspreekvorm |
| Geboortedatum en leeftijd | Uitnodiging voor leeftijdsspecifieke activiteiten; vaststelling minderjarigheid |
| Adres en woonplaats | Toezenden van post en informatie |
| Telefoonnummer | Bereikbaarheid voor contact en afspraken |
| E-mailadres | Toezenden van nieuwsbrief, activiteitenplanning en directe communicatie |
| Naam en contactgegevens ouder/verzorger | Bij minderjarigheid |
| Gegevens uit het intakeformulier | Inzicht in verwachtingen, behoefte en achtergrond voor passende begeleiding |
| Activiteitenregistratie | Afstemming van het programma op de behoeften van de kinderen/jongeren |
3.3 Medewerker (coördinator in loondienst)
| Categorie gegevens | Doel van verwerking |
|---|---|
| Voor- en achternaam | Identificatie en administratie |
| Adres en contactgegevens | Arbeidsadministratie en bereikbaarheid |
| Geboortedatum | Personeelsadministratie |
| BSN-nummer | Wettelijke verplichting loonheffing en sociale zekerheid |
| Bankgegevens | Uitbetaling salaris |
| Arbeidsovereenkomst en functiegegevens | Uitvoering arbeidsovereenkomst |
| Verlof- en verzuimregistratie | Personeelsadministratie en wettelijke verplichtingen |
3.4 Vrijwilligers
| Categorie gegevens | Doel van verwerking |
|---|---|
| Voor- en achternaam | Identificatie en planning |
| Contactgegevens (telefoon, e-mail) | Bereikbaarheid en communicatie |
| Geboortedatum | Vormen van samenwerkingspartners |
| VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag) | Borging veiligheid voor de doelgroep (kinderen) |
| Beschikbaarheid en roostergegevens | Planning van activiteiten |
4. Doeleinden van verwerking
De Stichting verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:
- Het bieden van begeleiding aan kinderen en jongeren (4–24 jaar) van wie een ouder ernstig ziek is of is overleden;
- Het organiseren en uitvoeren van het activiteitenprogramma;
- Het informeren van kinderen/jongeren en ouders over activiteiten van de Stichting;
- Het administreren van de relatie met kinderen/jongeren en ouders, vrijwilligers en medewerkers;
- Het nakomen van wettelijke verplichtingen;
- De werving, inzet en administratie van vrijwilligers;
- De uitvoering van de arbeidsovereenkomst met de coördinator.
De persoonsgegevens worden niet verwerkt voor commerciële doeleinden en worden niet verkocht of verhuurd aan derden.
5. Grondslagen voor verwerking
De Stichting verwerkt persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgrondslagen als bedoeld in art. 6 AVG:
- Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG): voor de verwerking van gegevens van kinderen/jongeren en ouders voor het toezenden van nieuwsbrieven en activiteitenberichten.
- Uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG): voor de verwerking van gegevens van de medewerker in het kader van de arbeidsovereenkomst, en van vrijwilligers in het kader van de vrijwilligersovereenkomst.
- Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG): voor de verwerking van gegevens die vereist zijn op grond van fiscale of arbeidsrechtelijke wet- en regelgeving (bijv. BSN).
- Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG): voor de registratie van activiteiten ter verbetering van de begeleiding en het programma.
6. Minderjarigen
De doelgroep van de Stichting omvat kinderen en jongeren van 4 tot 24 jaar. De Stichting hanteert de volgende regels:
- Voor kinderen/jongeren jonger dan 16 jaar is schriftelijke toestemming van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger vereist voor de verwerking van persoonsgegevens, inclusief bijzondere categorieën (art. 8 AVG jo. art. 16 UAVG).
- De toestemmingsverklaring wordt opgenomen in of gevoegd bij het inschrijfformulier.
- De ouder of wettelijk vertegenwoordiger heeft ten aanzien van de persoonsgegevens van de minderjarige dezelfde rechten als de betrokkene zelf.
- Voor jongeren van 16 jaar en ouder geldt dat zij zelf toestemming verlenen.
7. Bewaartermijnen
De Stichting bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, met inachtneming van de wettelijke bewaartermijnen.
| Categorie | Bewaartermijn |
|---|---|
| Gegevens van kinderen/jongeren (actief) | Zolang de deelnemer actief deelneemt + 2 jaar na laatste contact |
| Gegevens van kinderen/jongeren (na afmelding) | Maximaal 2 jaar na afmelding, daarna verwijdering of anonimisering |
| Activiteitenregistraties (geanonimiseerd) | Onbepaald, uitsluitend voor statistisch gebruik |
| Gegevens medewerker | 7 jaar na einde dienstverband (fiscale bewaarplicht); salarisadministratie conform wettelijke termijn |
| Gegevens vrijwilligers | 2 jaar na beëindiging vrijwilligersrelatie |
| VOG vrijwilligers | Maximaal 5 jaar na afgifte, waarna vernietiging |
| Financiële administratie | 7 jaar (wettelijke bewaarplicht Boek 2 BW) |
Na het verstrijken van de bewaartermijn worden gegevens op een veilige wijze verwijderd of geanonimiseerd.
8. Beveiliging van persoonsgegevens
De Stichting neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, onrechtmatige verwerking of onbevoegde toegang, overeenkomstig art. 32 AVG. Dit omvat onder meer:
- Opslag van digitale gegevens in een beveiligde, afgeschermde omgeving met wachtwoordbeveiliging;
- Toegang tot persoonsgegevens is uitsluitend mogelijk voor bevoegde medewerkers en vrijwilligers die geheimhouding hebben beloofd;
- Fysieke bescheiden met persoonsgegevens worden bewaard in afgesloten ruimten of kasten;
- Vrijwilligers en medewerkers worden geïnstrueerd over vertrouwelijke omgang met persoonsgegevens.
Bij een datalek dat een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, meldt de Stichting dit binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeert zij zo nodig de betrokkenen (art. 33–34 AVG).
9. Verstrekking aan derden
De Stichting verstrekt persoonsgegevens niet aan derden, tenzij:
- Dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de doelstellingen en er een verwerkersovereenkomst is gesloten (bijv. met een hostingprovider of boekhouder);
- Er een wettelijke verplichting bestaat;
- De betrokkene uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven.
Met organisaties die in opdracht van de Stichting persoonsgegevens verwerken (verwerkers), sluit de Stichting een verwerkersovereenkomst als bedoeld in art. 28 AVG, om een gelijkwaardig beschermingsniveau te waarborgen.
Persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij daarvoor passende waarborgen bestaan.
10. Rechten van betrokkenen
Iedere betrokkene heeft de volgende rechten op grond van de AVG. Een verzoek kan worden ingediend via de contactgegevens van de Stichting (zie artikel 11).
| Recht | Omschrijving | Grondslag |
|---|---|---|
| Recht op informatie | Het recht te weten of en welke persoonsgegevens worden verwerkt | Art. 13–14 AVG |
| Recht op inzage | Het recht een kopie op te vragen van de verwerkte gegevens | Art. 15 AVG |
| Recht op rectificatie | Het recht onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren | Art. 16 AVG |
| Recht op vergetelheid | Het recht verwijdering van persoonsgegevens te verzoeken | Art. 17 AVG |
| Recht op beperking | Het recht de verwerking tijdelijk te laten beperken | Art. 18 AVG |
| Recht op overdraagbaarheid | Het recht gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen | Art. 20 AVG |
| Recht van bezwaar | Het recht bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang | Art. 21 AVG |
| Intrekking toestemming | Het recht eerder gegeven toestemming te allen tijde in te trekken | Art. 7 lid 3 AVG |
De Stichting reageert op een verzoek binnen één maand na ontvangst. In bijzondere omstandigheden kan deze termijn met twee maanden worden verlengd; de betrokkene wordt hierover geïnformeerd.
Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht en laat de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking onverlet.
11. Contact en klachten
11.1 Contact
Voor vragen over dit reglement, het indienen van een verzoek als bedoeld in artikel 10, of overige privacy zaken kunt u contact opnemen met het bestuur van de Stichting:
Stichting het Goud Waard huis
E-mail: amberkelbach@hetgoudwaardhuis.nl
Adres: Koenenkade 6, 1081KH Amsterdam
11.2 Klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens
Indien u van mening bent dat de Stichting niet handelt in overeenstemming met de AVG, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:
Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ Den Haag
Website: autoriteitpersoonsgegevens.nl
12. Wijzigingen van dit reglement
De Stichting behoudt zich het recht voor dit privacyreglement aan te passen. Wijzigingen worden bekendgemaakt via de website van de Stichting en/of persoonlijk aan betrokkenen meegedeeld indien de wijzigingen wezenlijke gevolgen hebben voor de verwerking van hun persoonsgegevens.
13. Inwerkingtreding
Dit privacyreglement is vastgesteld door het bestuur van Stichting het Goud Waard huis en treedt in werking op [datum].
Vastgesteld door het bestuur van Stichting het Goud Waard huis
Datum: [datum]
Versie: 1.0
